Di banyak kontraktor dan vendor energy, approval macet karena prosesnya masih hidup di chat, inbox, dan spreadsheet. Tahun berganti, polanya sering tetap.
Yang biasanya kelihatan
Request masuk lewat WhatsApp. File spek ada di email. Status ada di Excel milik satu orang. Saat auditor atau principal minta jejak keputusan, tim sibuk rekonstruksi sejarah.
Hasilnya: SLA kabur, revisi berulang, dan orang yang sama terus dikejar untuk ‘cek dulu ya’.
- Tidak jelas siapa yang sedang pegang bola
- Tidak ada batasan waktu per tahap approval
- Dokumen versi bertumbuh tanpa pemilik tunggal
- Eskalasi terjadi saat sudah terlambat
Yang biasanya cukup
Yang berguna di lapangan biasanya sederhana: form masuk, isian wajib, terus ke orang yang tepat, ada notifikasi, lalu arsip yang bisa dicari lagi.
Tidak perlu ganti seluruh ERP di hari pertama. Cukup rapikan satu alur yang paling sering macet, misalnya RFQ, material request, timesheet, atau change order.
Mulai dari proses yang paling mahal ditunda
Pilih alur yang bila terlambat langsung memukul jadwal site atau cashflow. Ukur putaran saat ini: berapa hari dari request sampai ‘ok’. Lalu bangun jalur yang sama di sistem — dengan peran, deadline, dan log.
- Petakan 1 workflow kritis end-to-end
- Tetapkan pemilik tiap tahap + SLA
- Digitalkan form + lampiran spek
- Aktifkan reminder dan eskalasi otomatis
Ringkasan
- — Approval macet karena kanalnya terpecah: chat, email, dan file.
- — Mulai dari satu alur yang mahal kalau terlambat.
- — Jejak yang rapi membantu saat bid dan saat principal audit.
Lanjut ke solusi
Automasi Bisnis
